Diario de un emprendedor (10): Si no lo sabes, pregunta. Aunque te cueste dinero

Todos sabemos lo que es un hombre orquesta. Algunos, incluso, les hemos visto en acción. Todos nos quedamos maravillados de que una sola persona sea capaz de tocar tantos instrumentos, y que además lo haga bien.

Si lo trasladamos al mundo de la empresa, cuando uno empieza todo son gastos. Y, especialmente en lo que tiene que ver con el papeleo, uno tiende a pensar que contratar a alguien que nos ayude, aunque sea como freelance, es un gasto inútil, y que, de la misma manera que podemos gestionar los stocks y hablar con los clientes sin ser expertos en economía ni comerciales de carrera, podemos llevar la contabilidad sin saber lo que es un balance, o cerrar el ejercicio anual con Hacienda sin saber distinguir el modelo 303 del 390.

Craso error.

En realidad, a partir del momento en que uno firma los papeles ante notario y obtiene el CIF de su empresa, aunque sea provisional, el hombre orquesta debería guardarse en un cajón para evitar que se cargue nuestro sueño.

La eficacia ante todo

Nuestra prioridad ha de ser, desde el primer momento, generar beneficios. Eso sólo se consigue de un modo: ingresando (y cobrando) más de lo que se gasta. Y para lograr eso, hay que vender (o venderse, si lo que uno ofrece es un servicio).

Si queremos cumplir esa secuencia, necesitamos tiempo y esfuerzo, o mejor dicho, necesitamos mucho tiempo y mucho esfuerzo. Todo lo que nos distraiga del objetivo principal es algo que debemos delegar en personas que puedan dedicarse a ello y, sobre todo, que sepan más que nosotros.

Porque, si bien es cierto que un empresario novato ha de hacer de todo para que su sueño salga adelante, no lo es menos que el día sólo tiene veinticuatro horas, y que entre seis y ocho hemos de descansar para no reventar.

No es menos cierto tampoco que, por más talentos ocultos que tengamos, es materialmente imposible ser un experto en diseño, gestión empresarial, contabilidad, finanzas, marketing, ventas, logística… Cualquiera de nosotros puede ser un crack en al menos una de estas áreas; muchos podemos destacar en dos, algunos superdotados en tres, pero ¿sabe usted de alguien que las domine todas?

Yo tampoco.

Pedir ayuda no es debilidad

Existe otro lastre a la hora de delegar, y es la manía del ser humano de creerse fuerte, sobre todo si hablamos de la rama masculina. Por ello, ante un reto de las características de una nueva empresa, tendemos a concentrar todas sus áreas en nuestras manos para impedir que nuestra idea sea modificada.

Aparte, nos autoconvencemos de que nadie sabrá hacer las cosas como nosotros, y eso es cierto, pero no del modo en que pensamos. En efecto, otra persona lo hará mejor, peor, pero siempre será diferente. Y eso no es necesariamente malo.

En realidad, lo que nos sucede es que no somos capaces de admitir que no podemos llegar a todo. Algo, por otra parte, absolutamente normal en el género humano. El día tiene veinticuatro horas y nosotros dos manos y un cerebro. No nos podemos exigir más.

Y sin embargo, aun así hay quien se fustiga por ello…

¿Gasto o inversión?

Sin embargo, el verdadero motivo que nos impide delegar todas esas tareas tan engorrosas no es otro que el dinero.

El jodido dinero.

Es natural, sobre todo si nos hemos lanzado a la aventura con lo justo. Uno se pone en marcha pensando que únicamente va a tener que acondicionar un local, aprovisionar un stock mínimo para el día a día y esperar a que vengan los clientes. Así que no es de extrañar que nos quedemos blancos cuando vemos la cantidad de obligaciones legales que conlleva nuestro negocio: declaraciones trimestrales, resúmenes anuales, renta, IRPF, impuesto de sociedades, seguridad social… eso, por no hablar de las patentes que a veces son necesarias para desarrollar nuestra actividad.

Todo eso es papeleo. De la mayoría de las cosas, no sabemos casi nada. Y los que saben cobran por ayudarnos. Es normal; ellos también han necesitado su tiempo y su esfuerzo para adquirir ese expertise, y tienen todo el derecho a vivir de él. Como usted de su negocio.

Lo que pasa, o al menos es lo que le pasa a muchos pequeños empresarios, es que ven este tipo de tareas como improductivas. Y no me lo invento; he conocido algunos de ellos, y su comentario es altamente significativo. Según sus propias palabras, las tareas administrativas son necesarias, pero no le aportan ningún valor a la empresa. Por lo tanto, las desprecian.

Este tipo de empresario hará siempre todo lo posible por ahorrarse un gasto que, para ellos, es totalmente prescindible. Y remarco la palabra gasto porque, en sus cabecitas, pagar a un contable o a un abogado para que gestione el papeleo no es otra cosa que eso, un gasto. Y no se dan cuenta de que, lejos de ser así, deberían tomárselo como una inversión. Porque, con independencia de que estén o no en lo cierto, mientras el sistema actual no cambie seguirán necesitando hacer las cosas de esta manera, y por lo tanto se equivocarán en su apreciación.

El coste de no hacer bien las cosas

Dice un proverbio que el trabajo mal hecho cuesta el triple que el bien hecho. La razón es que, si uno hace bien las cosas, sólo ha trabajado una vez. En cambio, si las hacemos mal, trabajamos una vez en ello, una segunda en deshacerlo y una tercera en corregirlo.

Existe otra versión de este proverbio que dice que el trabajo bien hecho no tiene futuro, porque sólo se hace una vez. Y muchas empresas parecen seguirlo a pies juntillas, porque da vergüenza ver la improvisación con la que trabajamos en España (y uso la primera persona del plural porque nadie escapa a ese principio).

En el caso de los trámites legales a los que está obligada cualquier empresa, esta recomendación es aún más importante. Recuerdo que, durante mi época de asalariado, y para compensar la progresiva pérdida de trabajo, me asignaron la tarea de introducir en el servidor de la empresa las facturas procedentes de las obras en curso en esos momentos.

Al no estar familiarizado con el sector, no me parecía especialmente importante que, trabajando con tres decimales en los valores monetarios, el tercero no cuadrase con exactitud. Sin embargo, el director financiero me explicó que Hacienda obliga a que cuadre incluso ese tercer decimal. Así que, si son capaces de hacer repetir toda una declaración por esa nimiedad a personas que han estudiado durante años para convertirse en expertos, pueden imaginarse la que les puede caer a los que no lo son.

Y en lugar de eso, muchos nuevos empresarios se entestan en llevar ellos mismos su contabilidad, sólo porque no quieren pagarle cien o ciento cincuenta euros una vez cada mes a un contable experto, y se exponen a poner los números en el lugar equivocado y atraer sobre ellos las iras de Hacienda.

En mi actividad como arquitecto freelance, una de las ramas ha sido y sigue siendo elaborar informes periciales para clientes que han tenido algún tipo de problema en sus casas. Una de las causas que siempre aparece, disfrazada más o menos, es la tendencia humana a pensar que lo podemos hacer todo, y que no pasa nada si falta este o ese papel.

Los problemas vienen luego, cuando el juzgado de su localidad les envía una demanda de alguien que no piensa lo mismo que ellos. Y entonces es cuando caen en la cuenta de que les falta tal o cual permiso, o que para hacer determinada reforma hay que saber dónde estampar la piqueta… Y el remedio, se lo puedo asegurar, suele ser más caro que el ahorro inicial.

Porque, para empezar, han de buscarse un abogado. Y a ser posible que sea bueno. Después, han de contratar a un perito que compruebe todo lo que se reclama y emita un informe. Y luego, si no hay acuerdo entre las partes (que es lo más normal), una vista previa, una segunda vista, un juicio… y para todas estas cosas, hace falta dinero. Y a veces mucho dinero.

El mundo de la empresa no es muy diferente, así que lo pondré claro y resumido para tenerlo bien presente:

  • Si tiene que llevar libros de contabilidad y no es usted contable, pague a alguien para que le ayude o bien que lo haga por usted. Tardará menos en tenerlo todo en orden, estará todo en su sitio y usted podrá dedicarse a hacer crecer el negocio.
  • Si llega el momento de arreglar cuentas con Hacienda, llame a un asesor fiscal, un contable, un abogado, un recién licenciado en ecnómicas, da igual. Todos ellos saben que estas obligaciones tienen unos plazos marcados, y aunque se pasen la noche anterior en blanco, usted tendrá la garantía de que toda la documentación que ha de entregar estará a tiempo y bien hecha… y se evitará la multa correspondiente por no haber sido previsor.
  • Si su modelo de negocio se basa en un sistema parcial o totalmente nuevo, busque a un abogado especialista en patentes. Tal vez le parezca cara su minuta, pero ¿se ha parado a pensar en lo que perderá si otra empresa le copia y usted no se ha cubierto las espaldas? Yo se lo resumo: su negocio se irá al carajo en un santiamén. O antes…
  • Si se trata de un servicio que no necesita patentes, pero que igualmente puede ser replicado, busque a ese mismo abogado o a uno parecido que le asesore sobre el registro intelectual. No sólo es necesario en libros y obras musicales; también lo es en programarios informáticos, sobre todo si prevé usted cobrar a los clientes que lo adquieran. Y si cree que ese gasto es necesario, le repito la pregunta referida a las patentes. Le anticipo que la respuesta es la misma.

Lo que quiero transmitirle con todas estas advertencias es que tenga en cuenta que, cuando monte su empresa, tendrá que incurrir en una serie de obligaciones que le comportarán gastos con los que no había previsto y que le parecerán inútiles, porque creerá que de ellos no sacará nada tangible.

Sin embargo, como arquitecto en ejercicio y como emprendedor le puedo decir que el verdadero perjuicio de esos gastos no está en su desembolso ni en el tiempo que le pueden hacer perder, sino en los problemas que aparecerán invevitablemente. Le recomiendo, pues, que los tenga en cuenta, y que los deje en manos de quien sepa más que usted.

Quizá le parezca que está tirando el dinero. Si es así, pruebe entonces a hacer las cosas a su modo y dentro de unos años volvemos a hablar. Raro será que no haya tenido problemas con Hacienda, con su ayuntamiento, con el banco o con todos ellos. Y más raro será aún que el gasto que le hayan supuesto esos problemas no sea mayor que el que se ahorró en su momento.

Si tuviese que operarse de apendicitis, ¿se fiaría del quiosquero de la esquina?

Andres Castro

ANDRÉS CASTRO

Escritor especializado en temas de marketing y emprendeduría. Colabora en Kenaria en la sección “Siguiente nivel

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